Các mẹo quản lý thời gian tôi theo dõi mỗi ngày

1

Bắt đầu ngày mới của bạn với danh sách ưu tiên

Danh sách luôn là một ý kiến ​​hay. Mỗi ngày, tôi tạo ra một danh sách các mặt hàng quan trọng nhất cần được thực hiện trong một ngày làm việc. Tôi luôn cố gắng làm điều này vào đêm hôm trước để tôi thức dậy đã biết những gì trên boong. Làm cho danh sách này vào cuối ngày cho tôi sự an tâm. Nó cho phép tôi thư giãn và giải nén vì tôi biết rằng tôi đã tổ chức trước khi đi ngủ. Tôi sẽ ngủ dễ dàng vì tôi biết rằng tôi có thể chạm đất vào lúc sáng.
Số lượng to-dos có thể khác nhau. Có rất nhiều bài viết về năng suất/quản lý thời gian sẽ bảo bạn luôn viết ra một số nhất định (thường là 6 hoặc 7), nhưng tôi nghĩ rằng thật ngớ ngẩn khi sửa chữa điều đó. Danh sách của bạn là duy nhất cho bạn và công việc của bạn. Chỉ cần cố gắng đạt được sự cân bằng giữa việc thúc đẩy bản thân để tận dụng tối đa ngày của bạn và thực tế về những gì bạn có thể thực hiện một cách hợp lý. Bạn không muốn danh sách của bạn trở nên nản lòng vì nó quá áp đảo. Đối với tôi, danh sách này thường thay đổi giữa năm đến mười mục.
Tôi luôn tổ chức danh sách của mình với những điều quan trọng nhất hoặc khó nhất trước tiên. Điều này làm việc kỳ diệu cho động lực. Nhiều hơn nữa về điều này dưới đây, nhưng kiểm tra những điều đáng sợ trước tiên làm cho mọi nhiệm vụ tiếp theo có vẻ dễ dàng hơn và dễ quản lý hơn rất nhiều.

2

Thời gian chặn và lịch

Chặn thời gian và lịch được cho là hai chiến lược quản lý thời gian quan trọng nhất đối với tôi.
Với thời gian chặn, bạn cung cấp cho tất cả các nhiệm vụ và hoạt động dành riêng cho các khối thời gian để bạn đạt được chúng một cách hiệu quả.
Bạn sẽ hiểu điều này nếu bạn đã từng mất một giờ để viết một email đơn giản vì bạn tiếp tục bị gián đoạn bởi những thứ khác. Hãy cho mình một khối thời gian dành riêng cho mỗi mục trong danh sách của bạn. Sau đó, trong thời gian tận tụy đó, chỉ tập trung vào việc hoàn thành một nhiệm vụ đó.
Đối với tôi, điều đó thậm chí bao gồm một đoạn 15 phút vào buổi sáng và buổi chiều để kiểm tra các văn bản của tôi. Sau đó, một phần thời gian khác để kiểm tra tin tức. Tôi đã phát hiện ra rằng một trong những người thay đổi trò chơi lớn nhất ở đây là các email chặn thời gian. Tôi không kiểm tra email của mình khi chúng đến suốt cả ngày. Thay vào đó, tôi cho mình một khối thời gian vào buổi sáng và buổi chiều để đọc và trả lời email. Tất cả mọi thứ đến trong thời gian tạm thời phải chờ đợi. Tất nhiên, nếu một email đặc biệt cấp bách xuất hiện vào một thời điểm khác, trợ lý của tôi biết cảnh báo tôi về những trường hợp khẩn cấp đó.
Một khi bạn đưa ra một danh sách các nhiệm vụ và các phần thời gian dành riêng cần thiết để đạt được chúng, đó là thời gian để đưa mọi thứ vào lịch của bạn.
Không chỉ là những điều lớn lao của người Viking, liên quan đến những người khác (như các cuộc họp, cuộc gọi, v.v.), mà còn là các dự án solo solo và thậm chí là các nhiệm vụ nhỏ, trần tục. thư từ email, xử lý hóa đơn, đi đến phòng tập thể dục, kiểm tra báo cáo ngân hàng của bạn, v.v. Cơn lốc của “chờ đợi tôi đã làm gì khác vào chiều nay?” Chỉ định các khung thời gian cho các tác vụ đảm bảo chúng sẽ được hoàn thành và không chỉ đơn giản là rơi khỏi danh sách.
Khi nói đến cấu trúc ngày của bạn và tổ chức lịch của bạn, hãy suy nghĩ về khi bạn làm việc hiệu quả nhất.
Tôi làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, vì vậy tôi muốn nhận được các dự án công việc solo của tôi bị loại trước. Đây là những mục ở đầu danh sách ưu tiên của tôi và chúng thường là những gì tôi đã coi là khó nhất. Khi ngày trôi qua và tôi cảm thấy mệt mỏi, đó là khi tôi thích làm các cuộc họp, cuộc gọi, v.v. bởi vì nói chuyện với mọi người tiếp thêm năng lượng cho tôi. Vì vậy, khi năng lượng tự nhiên của riêng tôi đang giảm dần, tôi nhận được sự kích thích bên ngoài từ những hoạt động cung cấp một sự đón nhận.

3

Loại bỏ phiền nhiễu

Tất cả chúng ta đều biết dễ dàng bị phân tâm hoặc rơi xuống một hố thỏ Instagram. Vì vậy, bạn phải xây dựng các biện pháp bảo vệ chống lại điều đó. TôiKhông chỉ tắt thông báo điện thoại vào ban ngày, mà tôi thực sự bật điện thoại ở chế độ máy bay liên tục, do đó, không có sự cám dỗ nào để nhìn vào màn hình và xem một loạt các thông báo được liệt kê.
Quản lý nhóm và truyền thông cũng cần phải hiệu quả. Tôi có thể viết toàn bộ bài về quản lý nhóm và truyền thông. Tuy nhiên, điều đáng chú ý ở đây là rất tốt khi cho các đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn làm việc tốt nhất bằng cách chặn thời gian, lịch hóa và tắt thông báo để bạn quản lý thành công các kỳ vọng của nhóm. Nếu họ biết đây là cách bạn cấu trúc ngày của mình, họ sẽ không biết làm gián đoạn bạn và một trong hai (a) giữ câu hỏi cho đến sau này, hoặc (b) gửi cho bạn câu hỏi, v.v. Bạn đã phân bổ sau này trong ngày.
Tất nhiên, điều này không phải lúc nào cũng có thể hoặc thực tế. Có những ngày mà một cái gì đó cấp bách sẽ phát triển và bạn có thể cứng nhắc đến mức bạn có thể nhảy ra khỏi thói quen của mình và giải quyết một cái gì đó nhạy cảm với thời gian. Nhưng, tôi đã phát hiện ra rằng 90% gián đoạn không thực sự nhạy cảm với thời gian. Nó chỉ là một thứ mà một đồng nghiệp có trong tâm trí của họ vào thời điểm đó hoặc một email ngẫu nhiên xuất hiện khi bạn ở giữa một nhiệm vụ khác. Đối với 10% các vấn đề khẩn cấp thực tế, hãy linh hoạt và giải quyết chúng, nhưng nếu bạn làm theo các phương pháp này, bạn sẽ thấy bạn lấy lại quyền kiểm soát cuộc sống và thời gian của bạn trong 90% tuần làm việc khác của bạn.

4

Giữ sạch và có tổ chức

Điều này có vẻ rõ ràng, nhưng nó là một trong những tôi phải làm việc chăm chỉ. Tôi không tự nhiên một người nào đó tìm thấy hạnh phúc và sự hài lòng bẩm sinh khi có một ngôi nhà hoặc không gian làm việc hoàn hảo. Tôi không có Marie Kondo/Monica Geller, và ý tưởng của tôi về một ngày thứ bảy vui vẻ không liên quan đến một nhà sản xuất nhãn hiệu hoặc một chuyến đi đến cửa hàng container.
Tôi phải làm việc với nó, và thực hiện một nỗ lực có ý thức. Tôi đã học được cách tổ chức thiết yếu không chỉ đối với sự rõ ràng và năng suất tinh thần, mà còn là quản lý thời gian. Lượng thời gian tôi lãng phí ở trường trung học, đại học, v.v. bởi vì tôi không thể nhớ nơi tôi đã lưu một tập tin nào đó hoặc không thể tìm thấy một chiếc váy mà tôi muốn mặc . Phải mất 30 giây để đặt một thứ gì đó theo kiểu có tổ chức, nhưng phải mất 30 phút (hoặc nhiều hơn!) Để xé nát ngôi nhà hoặc văn phòng của bạn để tìm kiếm nó khi mọi thứ bị xáo trộn. Hãy nhớ điều này mỗi khi bạn không cảm thấy muốn đặt một cái gì đó đi.

Những mẹo quản lý thời gian này có hữu ích không?
Nhìn chung, đây là những thay đổi thực sự tích cực mà bạn có thể thực hiện cho hàng ngày để cảm thấy kiểm soát nhiều thời gian và năng suất của bạn. Nhận ra rằng không phải hàng ngày sẽ là hoàn hảo, và ở đó, không cần phải nản lòng nếu bạn bỏ lỡ một mục việc cần làm hoặc thời gian của bạn bị chặn lại.
Điều cực kỳ quan trọng cần làm là sử dụng những lời khuyên này như một khuôn khổ và bắt đầu xây dựng những thói quen này. Ngay cả khi nó không đi liền mạch, bạn vẫn sẽ tốt hơn nhiều so với bạn. Theo thời gian, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy như bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn. Don Tiết đặt quá nhiều áp lực cho bản thân, bởi vì điều này có nghĩa là hữu ích. Bạn không bao giờ nên cảm thấy như bạn đã thất bại tại nơi này đến mức bạn từ bỏ toàn bộ hệ thống. Hãy thực hiện một bước tại một thời điểm, một ngày tại một thời điểm, và bạn sẽ rất vui vì bạn đã làm.